Milyen funkciója van a KTMR monitoringrendszernek a KÖFOP hatásmérésben?
A Kutatástámogató és Monitoringrendszer (KTMR) főbb funkciói az alábbiak:
- A projektek JÁPM-vállalásainak (mérési folyamatok, határidők, JÁPM-értékek) nyomon követése.
- A JÁPM-mérésekhez szükséges módszertani anyagok – különös tekintettel a mérőeszközökre – begyűjtése és értékelése.
- A projektek tartalmi és adminisztratív változásainak követése, aktualizálása.
- A monitoringrendszer adattartamának naprakészen tartása és validálása.
- A projektek felhasználóinak és az LTK szakértőinek értesítése a határidők közeledéséről.
- Az IH számára készítendő ad hoc riportok és ütemezett jelentések elkészítésének a támogatása.
Mi a monitoringrendszer szerepe az LTK és Kedvezményezettek közötti kapcsolattartásban?
A mérési-monitoring szakaszban a kapcsolattartás részben átterelődik a monitoringrendszerbe. A monitoringrendszer az a felület, ahol lehetőség van a mérőeszközök és a JÁPM-értékek bemutatására, valamint technikai, tartalmi vagy JÁPM-vállaláshoz tartozó adattartalmak módosítását kezdeményezni. A monitoringrendszer minden szerkesztési, adatközlési és jóváhagyási mozzanatot rögzít, és biztosítja a nyomonkövethetőséget.
A Módszertani összefoglalóban szereplő adatok hogyan viszonyulnak a monitoringrendszerben szereplő adatokhoz?
A mérési-monitoring szakasz technikailag úgy indul, hogy az LTK szakértői áttöltik a Módszertani összefoglalóban rögzített adatokat a monitoringrendszerbe. Eközben pontosításra kerülnek a dátumok, például egyértelműsítésre kerül az adatfelvételi (mérési) időszak, amikor a mérés megtörténik; a megfigyelt időszak (mért) időszak, amire a mérés vonatkozik; valamint az adatközlés dátuma, amikorra a JÁPM-értéket és az alátámasztó dokumentumokat be kell nyújtani.
A fentiek miatt fontos, hogy a projekt monitoring adatlapja elkészülését követően a projekt felhasználói áttekintsék a rögzített adatokat, és amennyiben van, észrevételeiket jelezzék a szakértő számára
Mi történik akkor, ha a Módszertani összefoglaló újranyitásra, majd módosításra kerül?
A Módszertani összefoglaló módosításra számos okból sor kerülhet, de minden esetben egy újabb három oldalúan (Kedvezményezett, IH, LTK) aláírandó dokumentum keletkezik. A háromoldalúan aláírt Módszertani összefoglaló módosításai alapján a monitoring adatlapot az LTK szakértői frissítik, hogy a hatályos Módszertani összefoglalóval megegyező adattartam jelenjen meg a monitoringfelületen.
Kik léphetnek be a monitoringrendszerbe, kik használhatják?
Az LTK oldaláról a projektek mellé rendelt szakértők léphetnek be, akikkel az egyes projektek együttműködnek. A szakértők feladata, hogy a monitoring rendszerbe beküldött változtatási igényeket kezeljék, illetve szakmailag értékeljék az alkalmazni kívánt mérőeszközöket és a mért értékeket alátámasztó dokumentumokat
Kedvezményezetti oldalról alapesetben 2 db felhasználó létrehozása lehetséges.
- Főfelhasználó: Előzetes adatpontosítást követően, automatikusan kerül létrehozásra a főfelhasználói státusz. Ez a felhasználótípus tudja az egyes adatszolgáltatások benyújtását elvégezni, ezzel együtt neki kell felelősséget vállalni a határidők betartásáért és a beküldött adatok tartalmáért.
- Kitöltést segítő adminisztrátor (opcionális): A főfelhasználó regisztrálni tud a monitoringrendszerben egy segítő adminisztrátort. Ez a felhasználótípus mindenben azonos jogosítványokkal rendelkezik (adatrögzítés, módosítási kezdeményezés, dokumentumfeltöltés) a főfelhasználóval, kivéve, hogy adatszolgáltatást nem tud benyújtani.
A Kedvezményezett esetében a főfelhasználó és a kitöltést segítő adminisztrátor adatainak kezelése az érintettek hozzájárulásán alapszik, amely hozzájárulást az adott szervezetnek kell biztosítania. A hozzájárulás tényéről nem szükséges semmilyen dokumentum megküldése az LTK felé, adataikat az LTK hatályos Adatkezelési és Adatfeldolgozói Tájékoztatójának megfelelően kezeljük.
Belépési joggal rendelkeznek még az IH kijelölt munkatársai, akiknek feladata a JÁM-vállalással kapcsolatos folyamatok nyomon követése, továbbá az IH számára készített Feljegyzések kezelése .
A rendszer használatához szükséges IT feltételek
A JAM rendszer használatához aktív internetkapcsolattal rendelkező böngésző szükséges, amelyek optimálisan a következők: Chrome, Safari, Firefox, Opera, Edge. Az Internet Explorer használata nem támogatott, egyes funkciók nem működnek benne. A webalkalmazás hordozható eszközökről is használható, azonban a magasabb felhasználói élmény érdekében javasolt nagyobb képernyőjű eszközök (laptop, PC) használata.
Hogyan tudok regisztrálni a monitoringrendszerbe?
A kezdeti főfelhasználók beállításához szükséges elérhetőségi információkat az LTK munkatársai előzetesen egyeztetik a Kedvezményezettel. A kapcsolatfelvétel érdekében a japm@lechnerkozpont.hu e-mail címet kérjük használni.
A rendszerben külső regisztráció nem elérhető! A monitoring-adatlap generálása után a rendszer automatikus üzenetben értesíti a monitoringrendszerben előzetesen rögzítésre került főfelhasználót. Ez a levél fogja tartalmazni a belépéshez szükséges információkat, valamint azt is, hogy miként lehet a rendszerben Kitöltést segítő adminisztrátort rögzíteni.
Hogyan tudok belépni a monitoringrendszerbe?
A monitoringrendszer – a JÁM-JÁPM feladat átvételének átmeneti időszakában – az alábbi linken keresztül lehet belépni: https://jam.uni-nke.hu A felső menüsorban található "Bejelentkezés" hivatkozásra kattintva érhető el a projekt monitoringlapja.
Amennyiben elfelejtette a jelszavát, úgy a bejelentkezési panelen az „Elfelejtett jelszó”-ra kattintva, a regisztrált email-címét megadva a rendszer küld egy új jelszót, amely a későbbiekben megváltoztatható a jobb fölső sarokban található „Profil” oldalra történő navigáció után.
Monitoringrendszer felületén miként jelennek meg a JÁPM-ekkel kapcsolatos információk?
A monitoring rendszer felépítése kettős struktúrát követ, ahogy az alábbi képen is látszik. A monitoring felületen JÁPM-enként és mérési pontonként külön-külön van lehetőség a mérőeszközzel és az adatközléssel kapcsolatos információkat megtekinteni, illetve a szükséges teendőket elvégezni. Bármilyen elakadás esetében kérje a projekthez rendelt szakértő segítségét.
Mikor kell használni a monitoringrendszert?
A rendszer fejlesztése során kiemelt szempont volt, hogy a monitoringrendszeren keresztül követhető legyen a projektek előtt álló feladatok sorrendje. A monitoringrendszer úgy került kialakításra, hogy minden közelgő eseményről automatikus tájékoztatást küld a projekteknek. Emellett arra kérjük a projekteket, hogy maguk is kövessék figyelemmel, hogy milyen kötelezettségeik vannak és ezekhez milyen időpontok tartoznak. A monitoringrendszer kezdő felületén megtalálható minden ehhez kapcsolódó információ.
Jó Állam Projekt Mutatókhoz kapcsolódó mérőeszköz bemutatását hogyan kell megtenni?
A JÁPM-méréshez szükséges mérőeszköz bemutatására a Dokumentumfeltöltés funkción keresztül van lehetőség. Ennek során meg kell adni a feltöltött dokumentum típusát, leírását, jóváhagyóját. A mérőeszköz bemutatása során ki kell tölteni egy Mérőeszközt kísérő sablont is. A sablonon keresztül bemutatásra kerül, hogy az adott mérőeszköznek milyen kutatási kérdések megválaszolására kell alkalmasnak lennie, alkalmazása milyen célcsoportban és miként fog történni, valamint az eredményeket milyen formában fogják feldolgozni.
Milyen dokumentumok feltöltésére van lehetőség a monitoringrendszerben?
Alapvetően az alábbi két kategóriában van lehetőség dokumentumfeltöltésre a monitoringrendszerben. A dokumentumok fájlformátumára, kiterjesztésére vonatkozóan nincs megkötés, preferáltan a következők: .docx, .xlsx, .pdf, .txt.
- A JÁPM adott mérési szakaszához kapcsolódó mérőeszköz: Minden JÁPM-méréshez szükséges a mérőeszközt előzetesen jóváhagyásra megküldeni az LTK részére. A mérőeszközök csak a jóváhagyást követően használhatóak - ennek célja, hogy csak olyan mérőeszköz kerüljön alkalmazásra, melynek segítségével a JÁPM-érték a Módszertani összefoglalóban rögzítetteknek és az adatfelvételi normáknak megfelelő módon lesz mérhető.
- Mérési értéket alátámasztó dokumentumok: Itt van lehetőség az elvégzett mérés eredménytermékének bemutatására, ami tartalmazza magát az elért JÁPM-értéket, illetve az annak alátámasztásához szükséges ismeretek átadását. Minden esetben fontos a méréssel kapcsolatos minden információ megosztása, adatbázisok, kiegészítő táblázatok, esetleges képernyőfotók. Gyakorlatilag minden olyan dokumentumnak feltöltésre kell kerülnie, amivel rekonstruálható a mérési érték.
Mi történik a monitoringrendszerbe feltöltött dokumentumokkal?
A dokumentumfeltöltést követően értesítést kap az LTK adott projektért felelős szakértője, aki elkezdi a kapott dokumentum feldolgozását, aminek alapvetően három kimenete lehet.
- Elfogadott státusz: A beküldött dokumentum az LTK részéről elfogadott.
- Hiánypótlás státusz: A feltöltött dokumentum formailag és/vagy tartalmilag hiányos. Ebben az esetben konzultációra van szükség (személyes, telefonos, e-mailes, online), ahol tisztázni lehet a nyitott kérdéseket.
- Elutasított státusz: Amennyiben a beküldött dokumentum irreleváns adattartalommal rendelkezik, úgy rögtön elutasításra kerül. Másik eset, amennyiben egy beküldött dokumentum időlegesen hiánypótlás státuszt kap. Ekkor konzultáció indul az LTK és projekt között, amely során az egyik kimenet az lehet, hogy új dokumentum feltöltésére van szükség. Ebben az esetben az eredetileg feltöltött dokumentum elutasított státuszt kap. Amennyiben a konzultáció során kiderül, hogy az eredetileg feltöltött dokumentum megfelelő, úgy elfogadott státuszt kap a monitoringrendszerben.
Milyen tartalmi és formai feltételei vannak a mérési értéket alátámasztó dokumentumok, LTK szakértők által történő elfogadásának?
A feltöltött dokumentumoknak összhangban kell lennie az előzetesen elfogadott, mérési feltételeket tartalmazó dokumentumokkal. Ennek megfelelően az LTK szakértői a feltöltött dokumentációt összevetik a Módszertani összefoglalóval, illetve a monitoringrendszerbe már előzetesen feltöltött Mérőeszköz dokumentumokkal és ellenőrzik, hogy az azokban szereplő paramétereknek megfelelően került-e lebonyolításra és dokumentálásra a mérések.
Az alátámasztó dokumentumoknak minden esetben tartalmazniuk kell a mérés során kapott tényértéket. A tényértékek kapcsán az LTK szakértői vizsgálják, hogy a kapott eredmények levezethetőek-e az elvégzett mérésekből, illetve azt is megnézik, hogy a bemutatott eredmények megfelelően illeszkednek-e a JÁPM definíciójához.
Az alátámasztó dokumentumok között szerepelnie kell a mérések háttéradatainak, vagy amennyiben ezek nem publikálhatóak, úgy szükséges megjelölni, hogy ezek a háttéradatok hol elérhetőek. Fontos megemlíteni, hogy az LTK szakértői nem hatósági szereplők, így nem feladatuk a háttéradatok valódiságának ellenőrzése. A háttéradatok validitását az arra hívatott hatóságok felé kell tudniuk bemutatni a projektgazdáknak, amennyiben ezt kérik tőlük.
A projekt által kért módosítások rögtön átvezetésre is kerülnek?
A projektek csak kezdeményezni tudják az adatmódosítást. A kért módosítások nem kerülnek rögtön átvezetésre, hanem az adott projekthez rendelt szakértők feldolgozzák, majd értékelik a módosítási igényt.
Fontos felhívnunk a figyelmet arra, hogy a Módszertani Összefoglalóban rögzített, monitoringrendszerbe áttöltött adatok közül azok, amelyek bekerültek a projekt Támogatási Szerződésébe, csak az IH jóváhagyásával (sikeres szerződésmódosítást követően) változtathatók meg.
Az adattartalmakban kért módosítási igények esetében milyen kimenetek lehetségesek?
A projekt által kezdeményezett módosítási igényt követően értesítést kap az LTK adott projektért felelős szakértője, aki elkezdi a módosítási igény feldolgozását, aminek alapvetően három kimenete lehet.
- Elfogadott státusz: A módosítási igény elfogadásra kerül.
- Hiánypótlás státusz: A módosítási kérés indoklása nem elégséges, vagy a módosítás elfogadása nem LTK hatáskör. A felsorolt esetekben a módosítási igény hiánypótlás státuszt kap.
Amennyiben LTK hatáskörbe tartozik a módosítási igény elfogadása, úgy konzultációra kerül sor az LTK és a projekt között (személyes, telefonos, e-mailes, online), ahol tisztázni lehet a nyitott kérdéseket.
Amennyiben IH hatáskörbe tartozik a módosítási igény elfogadása, úgy az LTK értesíti az Irányító Hatóságot, és a tőle visszaérkezett válasz alapján tudja elfogadni, vagy elutasítani a módosítási kérést. - Elutasított státusz: Hiánypótlást követően születhet az a döntés, hogy a kért módosítási igény elutasításra kerül.
A projekt által kezdeményezett módosítási kérések mi alapján kerülnek elbírálásra?
A monitoringrendszeren keresztül beküldött módosítási kérések elbírálásának két útja van.
- IH hatáskörbe tartozik a módosítási igény elfogadása: Minden olyan módosítási kérésnél, ami TSZ-módosítás köteles, az IH-nak van elbírálási joga. Ezekben az esetekben továbbítjuk az IH-nak a módosítási kérést, aki dönt az elfogadásról, vagy elutasításról, ezt az LTK rögzíti a monitoringrendszerben. Ide tartozó módosítási igények: a JÁPM értékének, nevének, definíciójának módosítása, illetve minden más olyan adattartalom, ami TSZ-módosítás köteles.
- LTK saját hatáskörben tud dönteni a módosítási igény elfogadásáról: Minden olyan adattartalom esetében, ami nem tartozik a fentebb felsorolt kategóriákba, az LTK saját hatáskörben tud dönteni a módosítási igény elbírálásáról, azzal a megkötéssel, hogy amennyiben egy mérési eredmény első közlése átkerül egy következő Éves jelentésbe, akkor arról az IH-t külön tájékoztatnia kell.
A rendszerben elvégzett műveletek/módosítások tárolva vannak?
Igen, a rendszerben minden művelet felhasználóhoz kötötten logolásra kerül. Ezek egy része a monitoringrendszer felületén is megjelenik az adott JÁPM adott mérési pontjának megfelelő helyen.
Milyen beszámolási kötelezettsége van a Kedvezményezettnek a projekt időtartama alatt a Monitoring rendszerben?
A Kedvezményezettnek a Jó Állam Projekt Mutatók előrehaladása során körübelül félévente (február 1-15-e, valamint szeptember 1-15-e között) ellenőriznie kell a monitoringadatlapját. Ennek célja, hogy az LTK friss és valid adatok alapján tudja elkészíteni az IH számára az előre ütemezett jelentéseket.